Cartas
¿Qué es una carta comercial?
Una carta comercial es un documento de comunicación entre empresas. Se utiliza para transmitir un mensaje (normalmente comercial) entre cliente – proveedor y así hacer llegar la oferta comercial del momento, nuevas condiciones de compra o cualquier otro tema total y exclusivamente comercial que esté relacionado con la transacción de compra – venta de un bien / servicio.
Si el tema a tratar en cuestión no es del ámbito comercial, no se denominará carta comercial ni se trataría como tal.
Su vía de envío (medio) antaño era el correo postal. Posteriormente se utilizaba el fax pero actualmente, cualquier vía es aceptada porque lo que determina que sea una carta comercial es el contenido de la misma. Así pues se puede hacer llegar por email, a través de mensajería instantánea, correo postal, etc.
A través de la carta comercial se intenta establecer una relación propiamente comercial y que se ejecute una acción de compra – venta. Aunque la carta comercial como determinamos es para tratar temas estrictamente comerciales, esto representa un campo muy amplio que puede incluir la nueva oferta, los datos y detalles de facturación, modificaciones en el producto, etc. Pero siempre deben estar relacionados con la compra – venta.
¿Qué temas trata una carta comercial?
Mientras que en la carta comercial se traten temas relacionados con la compra – venta de un artículo – producto – servicio, cualquier tema será bienvenido y aceptado en una carta comercial. Así, dentro de lo permitido y para que el documento siga siendo una carta comercial, puede incluir los siguientes temas:
- Pedidos a proveedores
- Solicitar catálogo de precios y/o productos
- Muestrario de promociones y ofertas ya sean esporádicas o periódicas
- Invitaciones a eventos, encuentro o showroom
- Invitación y/o recordatorio a una reunión
- Solicitud de aplazamiento de pago a proveedor
- Recordatorio de pago – vencimiento de cobro a cliente
Tipos de cartas comerciales
Tipologías de cartas comerciales hay tantas como necesidades y objetivos se persigan con las mismas. De forma habitual, se diferenciarán por el objetivo y la motivación con la que se envíen (generar un impacto o recoger algún tipo de información del remitente).
- Cartas publicitarias
- Cartas con información sobre producto / servicio / marca
- Cartas que están enfocadas y destinadas a la confirmación de un pedido comercial
- Cartas con acuse de recibo
- Cartas para el envío de una factura
- Carta para el envío de un presupuesto
- Carta que incluye el catálogo de producto / servicio de la empresa
- Carta con listado de precios
- Cartas para ejecutar y realizar un pedido
Además de estos objetivos y motivaciones por las cuales se realizan cartas comerciales, también puede darse el caso de otros usos como por ejemplo:
- Cartas de comunicados internos para equipo y empleados
- Cartas de disculpa por algún error cometido
- Cartas de informes para acompañar los documentos de análisis de ventas
Consejo para redactar una carta comercial correctamente
Al margen de las partes “obligatorias” que hemos descrito anteriormente y que sí o sí deben estar incluidas en una carta comercial, hay otros tips que pueden ayudar a realizar esta correctamente. Los principios básico a utilizar al crear una carta comercial serían:
- Claridad y foco. Hay que ser claros, no andar por las ramas e ir directamente a lo que se quiere transmitir. Es una comunicación de venta no un post de blog explicativo ni un texto literario.
- Análisis previo de venta, de interés del receptor, de su tono y de sus necesidades sobre todo si es una carta comercial para vender.
- Organización: hemos dispuesto anteriormente las partes que debe incluir una carta comercial en el orden correcto. Esa estructura es fácil de seguir y además, una estructura ganadora. Mejor no inventar si no se está seguro porque si algo debe incluir una carta comercial es una buena estructura que lleve al receptor por el camino que el emisor desea.
- Practicar, desechar borradores y revisar la opción final. No pasa nada por borrar, deshacer y volver a hacer. La idea es que quede perfecta dentro de los tiempos establecidos y necesarios.
- Personalizar la carta lo máximo posible para generar un vínculo de confianza con la otra parte.
Con la estructura de la carta y estos tips, estamos convencidos de que resultará un gran documento. Solo hay que ir paso a paso y trabajar lo que se quiere transmitir.
Errores a evitar en una carta comercial
Como en todo, a pesar de tener el manual de la buena práctica frente a nosotros, se suelen cometer errores que mejor desviar y anular del escenario presente.
- Ser redundante. Hay que ser claro, concisos y directos. No estamos en el siglo pasado, la redundancia y ser redicho ya no funciona. Además, pensemos que tenemos muy poco tiempo y estamos sobresaturados de información. Se descarta al primer renglón lo que no aporta y distrae.
- Errores de ortografía. Deberían saltarnos los ojos ante cualquier error ortográfico y afortunadamente, tenemos los procesadores de textos que marcan con una línea roja bien visible cualquier error. Hacer siempre varias revisiones.
- Sin alternativas. Una carta comercial tiene un objetivo, una acción que se desea del receptor. No ofrecer alternativas. Esa es la acción que se desea conseguir.
- Negatividad. Poco o nada se vende mostrando negatividad (que el mundo ya trae bastante).
- Comprensión difícil. El objetivo es que se entienda el mensaje a la primera. No hay que dificultar el trabajo al receptor. Simplificar el mensaje es la mejor garantía para asegurar que llegará y se entenderá sin necesidad de aclaraciones extras que seguro, no se va a perder el tiempo en pedirlas.
Una carta comercial será clave para captar la atención del receptor y conseguir que realice la acción que el emisor desea. Es una herramienta fundamental para vender y el equipo comercial deberá encontrar la mejor vía y soporte para realizar sus cartas comerciales según sea su producto / servicio y también la tipología del cliente.
Ejemplos tipos de Cartas Comerciales
👍Carta de venta publicitaria
Para: carlos.vega@unachi.ac.pa
Desde: yoba42valdez@gmail.com
Estimado cliente,
Yadira´s Place se complace en anunciar la gran oferta de Navidad de esta temporada. Por cada pavo que compres durante este período; te proporcionaremos un boleto de rifa que te permitirá participar en un sorteo de lotería que te brindará la oportunidad de obtener una cena de Navidad en tu casa.
Los miembros de la familia y tú podrán decidir el menú. Nuestras empresas de catering visitarán tu casa y te prepararán una deliciosa cena de Navidad. No tendrás problemas para preparar tu comida. Además, no necesitas preocuparte por la limpieza. Limpiarán todo tan pronto como terminen el trabajo.
Date prisa, compra tu pavo y ponte de pie para ganar una cena de Navidad que está totalmente atendida. Puedes obtener más información sobre la oferta en cualquiera de nuestros puntos de venta.
Manuel Cedeño
Gerente de Mercadeo.
👍 Carta de presentación de producto
Con la presente, le venimos a presentar nuestra nueva gama de guitarras de concierto; estas nuevas guitarras se encuentran manufacturadas con maderas de la más alta calidad y con la innovación de tener una barra tensora en el brazo, que permitirá regularla con más precisión.
Este nuevo modelo, se encuentra fabricado por nuestros artesanos, y es elaborada a mano, aunque la aplicación y regulación de trastes y caja de resonancia es por medio de maquinaria de precisión, causa por la cual no trastea.
Adjunto a esta misiva, viene un folleto con todas las características de este esplendido producto, fotografías y opiniones de algunos guitarristas que se encuentran satisfechos con este producto.
Los costos de este producto, variarán dependiendo del modelo y el material de construcción.
Sin más por el momento me despido.
Atentamente
👍 Carta De Acuse De Recibo
David, jueves 30 Mayo del año 2023
Servicios de Taxis La Unión S.A
Ronald Sanjur
Estimado señor
Acuse de recibo
Reciba antes que todo nuestro más cordial saludo, esta carta tiene el fin único de informarle que hemos recibido satisfactoriamente su escrito, así como todos los documentos adjuntos a este.
En razón a ello, se ha designado al Departamento de logistica para su revisión y la elaboración del trabajo en cuestión, siendo la fecha estimada de culminación el 15 /7/23.
Agradecemos ampliamente toda la colaboración brindada, sin más que agregar,
______________
Manuel Pinto
4-234-2345
encargado del departamento de asuntos internos
Firma y sello
👍 Carta para el envió de una factura
En Jaén, a 31 de julio de 2023
A la atención de:
Saul Méndez
David, Chiriquí
CIF
TELÉFONO: 6553-1234
Estimado Sr Cesar Villalobos
Tal y como acordamos a través de la última llamada, adjunto le envío la factura pendiente nº 00034557 de fecha 30 de junio de 2023, y de importe $300.00 balboas.
La fecha de vencimiento de la misma es el próximo 31 de agosto de 2023, y recuerde que el método de pago es el mismo que hemos utilizado en ocasiones anteriores, pudiendo realizar el ingreso en la cuenta bancaria ES00 0000 0000 00 0000000000.
En caso de que tenga alguna duda relacionada ya sea con la factura, el pedido o cualquier otro aspecto, no dude en contactar con nosotros y lo solucionaremos a la mayor brevedad posible.
Atentamente,
👍 Carta de envió de Presupuesto
Chiriquí, 15 de Septiembre de 2023
Martín peralta.
Carta para cotización
Querido cliente, tenemos el agrado de contestar la solicitud realizada el 19 de julio. Siguientemente le presentamos presupuesto actual de los productos solicitados.
- 980 varillas de 8" lisas: $39.000
- 400 varillas de 6" lisas: $22.000
- 30kg de alambre: $2100
- 300 bolsas de cemento de 20kg: $35.00
Precios vigentes hasta el día 30 de octubre. Se realiza entrega en su domicilio sin costo extra.
Lo esperamos e cualquiera de nuestras sucursales.
Agradecemos su confianza.
Ferretería Asencio.
Vendedor
👍Carta que incluye el Catalogo de Productos
Empresas SOS
Santiago, Panamá
5 de julio de 2023
Estimado,
Estamos orgullosos de presentarte nuestros nuevos fuegos artificiales con alcance de 10 metros en ascenso. SDT Firework Company es una de las mejores empresas de la industria. Nuestros productos son de calidad excepcional.
Este producto además tiene una duración de una hora. Olvídate de esos fuegos artificiales que solamente estallan tu dinero en un minuto. Con los fuegos artificiales SOS puedes hacer un detalle romántico que te permita dar un largo beso, porque además vienen con diferentes figuras. Podrás obtenerlo por tan solo 10 DOLARES.
Nuestro equipo de ventas está disponible para mostrarte algunos modelos. Estamos seguros de que estarás satisfecho con la calidad y la gama de nuestros productos.
Esperamos tu respuesta positiva, Gracias
Sinceramente,
_________________
Oficial de las ventas
Empresas SOS
Número: 6547-9871
Correo: SOS.12@gmail.com
👍 Carta con listado de precios
Sres. / Sras. Responsables de la empresa de vestuario laboral Ropa Americana
Soy Juan Pérez Gómez, responsable de compras de Industrias Santa Fé y he tenido conocimiento por un anuncio en prensa de su compañía dedicada al vestuario profesional.
Para la próxima temporada estamos pensando en cambiar el vestuario laboral de nuestros trabajadores dedicados al sector de la panadería, ya que se encuentra bastante desgastado y, por qué no decirlo, un tanto anticuado en el diseño.
En estos momentos nos encontramos en la fase de buscar posibles proveedores de cara a seleccionar el que nos suministre dicho vestuario.
Por este motivo nos gustaría tener información de precios y características de sus confecciones de ropa laboral.
👍 Carta para realizar y ejecutar un pedido
Muy Señor Mío:
Acuso recibo de los catálogos de productos informáticos que me ha enviado, y de los cuales hay varios que me han interesado.
Por este motivo, le solicito tenga la presente carta como un pedido formal, de los siguientes productos:
- 50 Ratones inalámbricos KYEKYE 2.5 pulgadas ref.456321, de $96.00 c/u.
- 30 Teclados inalámbricos Maximus, ref. 5221-232 de $140.00 c/u.
- 200 extensiones USB 2.0. ref. 123-299 de $8.00 c/u.
Como es habitual, el pago se hará por transferencia, una vez que confirme haber recibido el presente pedido.
Un saludo cordial
Samuel Cedeño
👍 Cartas de comunicados internos para equipo y empleados
De: Patricio Sandoya
Para: miembros del equipo
Asunto: Cambios en la agenda
Hola a todos,
Aquí hay algunas adiciones a la agenda de nuestra reunión del jueves:
- Instalación de nuevo software
- Cambios al protocolo
- Política de monitoreo de correo electrónico
Si tienen alguna adición, avísenme mañana al final del día.
Gracias,
Atentamente
Patricio Sandoya
👍 Carta solicitando una disculpa
Estimado Señor Manuel Pinto,
Le escribo para disculparme sinceramente por el error que cometí. Me he comportado de una forma inaceptable y estoy profundamente arrepentido. Comprendo que mi acción ha tenido un impacto negativo en su vida y quisiera ofrecerle una disculpa sincera.
Aprecio mucho el compromiso que tiene con su trabajo y me disculpo por haberlo decepcionado. Esto no volverá a suceder y haré todo lo posible para evitar este tipo de errores en el futuro.
Una vez más, quiero pedirle disculpas por mis acciones indebidas. Por favor, no dude en contactarme si necesita alguna otra cosa.
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